Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước. Cụ thể, các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi cơ quan: Giấy mời họp nỗi bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; từng bước ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã, phường tại các địa phương; 

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin sau: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; công văn; từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã, phường tại các địa phương; 

Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp; 

Sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị hoặc Cổng thông tin điện tử của Chính phủ để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/N Đ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước , phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến;

Thủ tướng Chính phủ chỉ thị khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy. Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan để phụ vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử.

Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng; 

Bên cạnh đó, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khẩn trương ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của cơ quan.

Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp có trách nhiệm gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; quyết liệt chỉ đạo các cá nhân đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này; chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình triển khai Chỉ thị tại đơn vị mình. 

Các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước các cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc; sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền .gov.vn được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc; thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả. 

Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính. Trong đó, quy định rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong việc thực thi quy định về sử dụng văn bản điện tử trong công việc.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các thành phố trực thuộc Trung ương: Hà Nội, Hải phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh và Cần Thơ quán triệt chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền, bắt buộc gửi kèm văn bản điện tử song song cùng với văn bản giấy trong năm 2012; tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng.